Si le papier a été le support de travail depuis toujours, l’outil numérique et informatique est aujourd’hui incontournable comme il le sera demain. Nous sommes donc dans une période de transition où tout se fait sur support numérique, mais où tout est encore archiver sur papier. La réponse pour conserver le fonds documentaire de l’entreprise sur la durée ? La numérisation des documents.
Pourquoi numériser vos documents ?
Quelle que soit la profondeur de votre fonds documentaire, il est nécessaire pour ne pas dire essentiel de conserver ces documents qui vous servent encore aujourd’hui, qui vous serviront plus tard. Ils sont la preuve des contrats passés, ils sont là par obligation. Vous les avez et vous devez donc les conserver. Or pour cela, la meilleure façon est de les numériser puisqu’une trace numérique ne se perd pas ni se corrompt alors que les archives papier sont soumises aux aléas du temps. De plus, la conservation sur support numérique permet d’autoriser, ou refuser, l’accès de certaines archives à tel ou tel type de collaborateurs en fonction de la confidentialité des informations.
Numériser ses documents, c’est optimiser le temps de travail de ses collaborateurs. Plus besoin de chercher ou faire chercher des archives. Les données, numérisées et organisées, sont bien plus accessibles avec l’outil informatique. De la même façon, si les données sont plus accessibles, elles sont aussi plus exploitables. À l’heure où le télétravail se développe et où les entreprises se scindent en divers bureaux répartis dans des villes ou pays différents, un accès informatisé aux archives est bien plus cohérent qu’un accès physique.
Numériser ses documents permet aussi aux entreprises de se tourner vers une démarche zéro papier. La stratégie est à la fois écologique, économique, mais aussi un outil de communication pour l’entreprise qui met ainsi en valeur sa politique sociétale en plus de ses démarches commerciales.
Comment numériser vos documents ?
La numérisation à grande échelle est une tâche confiée à une entreprise spécialisée. Il faut du matériel adapté à la numérisation des documents, des plans, des livres. Il faut aussi pouvoir prendre soin des archives anciennes qui sont fragilisées et qui ne demandent qu’à l’être encore plus. Il faut donc un savoir-faire particulier pour les manipuler, les conserver dans un état intact.
Numériser des documents, ce n’est pas seulement les transformer en fichiers PDF. L’intérêt d’une numérisation est d’en faire une copie exacte, parfaite et reconnue comme telle pour être exploitable légalement.
Une numérisation à grande échelle, c’est aussi le traitement des métadonnées, c’est-à-dire toutes les données d’identification d’un document qui ne sont pas propres au contenu, mais au document lui-même. C’est cette étape qui permet d’archiver, trier et rendre l’accès instantané à n’importe quel document numérisé.
Les documents numérisés le sont sur place, à l’aide d’outils dédiés. Les équipes intervenant sur vos documents, en mairie comme en entreprise, sont spécialisées dans la manipulation des registres, dans l’organisation des données ainsi que dans la manipulation technique des scanners.